גיוס עובדים לעסק שלכם: כך תעשו זאת נכון

מאת: חוליאן

קביעת צרכי כוח האדם

הצעד הראשון בכל תהליך גיוס הוא לקבוע מהם בדיוק צרכי כוח האדם של הארגון. יש לבצע ניתוח מקיף של התפקידים הפנויים, לכלול את הכישורים, ההשכלה והניסיון הנדרשים. כמו כן יש להעריך את כמות העובדים הנדרשת ואת לוח הזמנים לאיוש התפקידים.

ניתוח המבנה הארגוני הקיים וזיהוי תפקידים חדשים נדרשים על פי יעדי הארגון ותוכנית העבודה

ניתוח המבנה הארגוני הקיים וזיהוי תפקידים חדשים נדרשים הם חלק חשוב בתהליך קביעת צרכי כוח האדם. כשמנתחים את המבנה הארגוני, חשוב להבין היכן יש צורך בתפקידים נוספים או שונים על מנת לענות על יעדי הארגון ותוכניות העבודה העתידיות.

לדוגמה, אם הארגון שם דגש על הרחבת פעילותו לתחום חדש, ייתכן שיהיה צורך לגייס מומחים באותו התחום. או אם יעדי הארגון כוללים שיפור השירות וחווית הלקוח, אולי יהיה צורך בתפקידים נוספים.

לכן ניתוח מעמיק של המבנה הארגוני בהקשר ליעדים ולתוכניות הוא הכרחי כדי לאתר את הצרכים בדיוק ולתכנן את תהליך גיוס העובדים בהתאם.

בחינת נתוני כוח אדם נוכחיים – תחזיות עזיבה וגידול טבעי, זיהוי פערים צפויים

בחינת נתוני כוח האדם הנוכחיים היא חלק חשוב בתהליך קביעת צרכים עתידיים של כוח אדם.

כדי לבצע זאת נכון, יש לאסוף ולנתח נתונים כמו:

שיעור תחלופת עובדים – כמה עובדים עזבו בשנה האחרונה בחתכים שונים של מחלקות ותפקידים.
נתוני פרישה צפויה – כמה עובדים מתוכננים לפרוש בשנים הקרובות.
נתוני גיוס – כמה עובדים חדשים גויסו בתקופה האחרונה.
שיעור גידול טבעי בהיקף העבודה ובמכירות.
תחזיות הרחבת פעילות וצמיחה עתידית.

ניתוח נתונים אלה יאפשר לזהות פערים צפויים בין היצע לביקוש של כוח אדם בחתכים שונים. לדוגמה – אם שיעור תחלופה גבוה במיוחד בתפקיד מסוים, כנראה יהיה צורך לתגבר את הגיוס לתפקיד זה. או אם מתוכננת הרחבה ניכרת של הפעילות, יידרש תגבור כוח אדם בהתאם. כך ניתן לזהות את הפערים הצפויים ולתכנן באופן מדויק יותר את צרכי הגיוס העתידיים.

ניתוח תהליכי עבודה וזרימת משימות בין תפקידים – אילו תפקידים דורשים תגבור נוכח העומס הצפוי

ניתוח תהליכי העבודה וזרימת המשימות בין התפקידים הוא כלי חשוב נוסף לזיהוי צרכי כוח אדם עתידיים.

במהלך ניתוח זה יש לבדוק:

מהם התהליכים העיקריים בארגון וכיצד הם זורמים בין התפקידים והמחלקות.
היכן יש “צווארי בקבוק” שבהם תהליכים נעצרים או מתעכבים.
אילו תפקידים סובלים מעומס יתר או דורשים זמן רב מדי לביצוע משימות.
האם יש כפילויות או חוסר יעילות בתהליכי העבודה.
אילו שינויים מתוכננים בתהליכים הקיימים.
מהן ההשלכות על תפקידים ומחלקות שונות.

ניתוח זה מסייע לזהות תפקידים שכנראה ידרשו תגבור כוח אדם בשל עומס יתר, או תפקידים חדשים שיידרשו לנהל תהליכים חדשים או משופרים. כך ניתן להיערך ולגייס בהתאם מראש.

התייעצות עם מנהלים בדבר צרכים ספציפיים ברמת המחלקה

התייעצות עם מנהלי המחלקות והיחידות השונות בארגון היא חיונית כדי לקבל תמונה מלאה על צרכי כוח האדם הספציפיים.במהלך התייעצויות אלו מומלץ:

לבקש מכל מנהל לזהות את האתגרים והפערים הקיימים במחלקתו מבחינת כוח אדם.
לשאול על צרכים נוספים הצפויים בטווח הקרוב והבינוני בהתבסס על יעדים ותוכניות עבודה.
לברר מהם התפקידים הקריטיים ביותר שיש לתגבר במחלקה.
לקבל המלצות על פרופיל המועמדים הרצוי לכל תפקיד פנוי או חדש.
לאסוף נתונים כמותיים על שעות נדרשות לכל תפקיד.
לבקש סדר עדיפויות לאיוש התפקידים השונים.

הנתונים שיתקבלו מהמנהלים יאפשרו תכנון מדויק ורלוונטי של צרכי כוח האדם, תוך התחשבות בצרכים הייחודיים של כל יחידה.

קביעת מספר המשרות הפתוחות על פי סוג תפקיד, ותיעדוף בהתאם לדחיפות וחיוניות

לאחר איסוף הנתונים והצרכים ממקורות שונים, השלב הבא הוא קביעת מספר המשרות הפתוחות על פי סוגי תפקידים:

יש לרכז את כל התפקידים הנדרשים ולמיין אותם לקטגוריות כמו ניהול, מקצועיים, מכירות, שירות וכד’.
להעריך עבור כל תפקיד כמה משרות פתוחות נדרשות כעת ובעתיד הקרוב.
לדרג את התפקידים על פי דחיפות וחיוניות להצלחת הארגון בהתאם ליעדים שהוגדרו.
תפקידים קריטיים שהעדרם ישפיע מיידית על הביצועים יקבלו עדיפות עליונה.
יש להתאים את מספר המשרות למגבלות התקציב וכוח האדם במחלקת HR.
אם נדרש, אפשר לפרוס את הגיוס על פני זמן ולקבוע יעדים ברי השגה.

קביעה נכונה של מספר המשרות על פי סדר עדיפויות היא קריטית כדי להבטיח גיוס יעיל שעונה על הצרכים הדחופים ביותר של הארגון.

פירוט מדויק של דרישות כל תפקיד – השכלה, ניסיון, כישורים נדרשים

כדי לגייס לתפקיד באופן ממוקד ויעיל, יש צורך בפירוט מדויק ככל האפשר של דרישות התפקיד.

לגבי כל תפקיד פתוח מומלץ לפרט:

תיאור תמציתי של התפקיד והאחריות הכללית.
השכלה פורמלית נדרשת – תארים אקדמיים, הסמכות מקצועיות רלוונטיות.
ניסיון נדרש בתחום – כמה שנים ובאילו תפקידים ספציפיים.
ניסיון וידע בטכנולוגיות וכלים ייעודיים לתפקיד.
כישורים ומיומנויות רכות – יכולת עבודת צוות, מיומנויות בין-אישיות, יכולת ניהול ועוד.
דרישות נוספות של התפקיד כמו זמינות לנסיעות, היקף משרה, שליטה בשפות ועוד.

פירוט מלא ככל האפשר יסייע לסנן מועמדים מתאימים, וגם ישפר את איכות המועמדויות שכן הדרישות ברורות.

גיבוש לוח זמנים ריאלי לאיוש התפקידים, בהתחשב באילוצי תקציב וכוח אדם

גיבוש לוח זמנים ריאלי לתהליך הגיוס ואיוש התפקידים הוא קריטי על מנת לעמוד ביעדים שהוגדרו.

בקביעת לוח הזמנים יש להתחשב במספר גורמים:

זמינות תקציב – כמה תקציב קיים לגיוס בתקופה נתונה.
זמינות כוח אדם במשאבי אנוש – כמה זמן הם יכולים להקדיש לתהליכי הגיוס.
עונתיות – למשל קושי לגייס בחודשים יולי-אוגוסט.
זמן ממוצע לאיוש תפקיד מסוג זה בארגון או בתעשייה.
לוחות זמנים של שלבי הגיוס – פרסום, מיון, ראיונות, החלטה.
זמן הודעה מוקדמת של מועמד שנבחר.

על בסיס שיקולים אלו ניתן לבנות לוח זמנים ריאלי, תוך התאמת קצב הגיוס לאילוצים השונים. חריגה מלוח הזמנים עלולה לסכן את עמידה ביעדי כוח האדם שהוגדרו.

הערכת עלויות הגיוס הצפויות – פרסום, חברות השמה, בדיקות מיון

הערכה תקציבית של עלויות הגיוס הצפויות היא חיונית על מנת להבטיח שיהיו משאבים מספיקים ליישום תהליך הגיוס. יש להעריך עלויות צפויות של:

פרסום משרות – באתרי גיוס, לוחות מודעות, רשתות חברתיות. תלוי בכמות ותדירות הפרסומים.
חברות השמה וגיוס – עמלות ושכר טרחה. בד”כ לתפקידים בכירים או נישתיים.
מיונים והערכות מועמדים – מבחני מיון, אבחונים, ראיונות הערכה. עלות לכל מועמד.
בדיקות ביטחוניות ורפואיות – אם נדרשות.
סוכנויות להשמה זמנית – עד לאיוש משרות.
פעילות Employer Branding – למיתוג מעסיק המושך מועמדים.

יש להשוות את העלויות המשוערות לתקציב הקיים, ולהתאימו בהתאם. כך ניתן יהיה לנהל את תהליך הגיוס באופן תקציבי אחראי.

קביעת מדדי הצלחה לתהליך – מספר משרות מאוישות, עמידה בלו”ז ותקציב וכד’

קביעת מדדי הצלחה לתהליך גיוס העובדים היא כלי ניהולי חשוב המאפשר מעקב ובקרה אחר התהליך.

מדדים אפשריים:

מספר משרות שאוישו לעומת יעד שהוגדר מראש. לדוגמה איוש 8 מתוך 10 משרות פתוחות.
אחוז המשרות שאוישו בלוח הזמנים שנקבע. למשל עמידה ב-80% מהיעדים הרבעוניים.
זמן ממוצע לאיוש תפקיד בימים/שבועות. לדוגמה 60 יום לאיוש משרה.
עלות גיוס לעובד חדש לעומת תקציב מתוכנן. כמה חרגנו מהתקציב למשרה.
שיעור עובדים שנשארים לפחות שנתיים בארגון.
משוב ממנהלים על איכות העובדים החדשים שגויסו.

בחירת המדדים תלויה ביעדי הארגון וצרכיו הייחודיים. מעקב שוטף אחר המדדים יאפשר להפיק לקחים ולשפר את תהליכי הגיוס.

קביעת אסטרטגיית גיוס

לאחר שיש בידינו תמונה ברורה של צרכי כוח האדם, ניתן לקבוע אסטרטגיית גיוס מתאימה. האם נשתמש בגיוס פנימי מעובדים נוכחיים? האם נפרסם מודעות דרושים? או שמא נשכור חברת השמה? יש לקבוע את האמצעים היעילים ביותר לאיתור מועמדים איכותיים.

בחינת האפשרות לשתף פעולה עם מוסדות אקדמיים רלוונטיים כדי לגייס בוגרים טריים איכותיים

שיתוף פעולה עם מוסדות אקדמיים יכול להיות כלי אפקטיבי לגיוס בוגרים איכותיים ומתאימים:

מומלץ לאתר מוסדות לימוד מובילים בתחומים הרלוונטיים למשרות שאנו מבקשים לאייש.
לבנות קשר עם מחלקות ומנהלי תוכניות הלימוד במוסדות אלה ולערוך סיורים הדדיים להכרות.
להציע מגוון אפשרויות לשיתוף פעולה כגון ירידי תעסוקה, הרצאות אורח בקורסים, סדנאות מעשיות, תוכניות הכשרה ועוד.
לאפשר לסטודנטים לבצע סטאז’ים ופרויקטים בארגון כדי להכיר את התרבות והעבודה.
לשלב סטודנטים מצטיינים בתוכניות הכשרה ומאגרי כישרונות צעירים.
להציע מלגות ותמריצים לסטודנטים בעלי פוטנציאל גבוה שיתחייבו לעבודה בארגון.
לתת עדיפות בגיוס לבוגרי מוסדות שאיתם נבנה שיתוף פעולה מוצלח.

שימוש בכלי מיתוג מעסיק כדי לבנות מותג מעסיק חזק ומושך שימשוך מועמדים איכותיים

כדי לבנות מותג מעסיק חזק שימשוך מועמדים איכותיים, אפשר לעשות שימוש במגוון כלי מיתוג מעסיק:

פיתוח אתר קריירה ודפי נוכחות ברשת המתארים באופן מעניין ומעורר השראה את הארגון, התרבות והערכים.
יצירת תוכן איכותי על הארגון כמו סרטונים, כתבות, פודקאסטים וראיונות עם עובדים.
קידום המותג ברשתות החברתיות באמצעות תכנים שיווקיים, עדכוני מעסיק ועוד.
מתן ביטוי לעובדים לספר את סיפורם האישי ולשתף בחוויה שלהם בארגון.
אירוח אירועי מעסיק מותג לקהלי יעד שונים כמו ימי קריירה, כנסים מקצועיים וירידי תעסוקה.
חשיפה באמצעי מדיה שונים כמו כתבות, ראיונות ודירוגי מעסיקים מובילים.
מיצוב מומחיות ייחודית של הארגון בתחומו כמוביל חדשנות ומצוינות.

פיתוח תוכנית המלצות עובדים שתעודד המלצה של מועמדים מתאימים על ידי העובדים

כדי לעודד המלצות של עובדים על מועמדים מתאימים, אפשר לפתח תוכנית המלצות עובדים הכוללת:

תמריצים לעובדים שימליצו על מועמדים כמו פרס כספי, ימי חופשה, כרטיסי קנייה ועוד.
תהליך פשוט ונוח לעובדים להמליץ על מועמדים איכותיים שהם מכירים, למשל דרך טופס ייעודי בפורטל העובדים.
מתן אפשרות לעובדים לצרף מכתב המלצה אישי על המועמדים שהם ממליצים עליהם.
מעקב אחר סטטוס המלצות העובדים ועדכון הממליצים לגבי המועמדים שהתקבלו לעבודה.
שיווק התוכנית בקרב העובדים באמצעות דיוורים, כרזות, מפגשי הסברה ועוד.
מתן קרדיט לעובדים שהמלצותיהם התקבלו והביאו עובדים איכותיים לארגון.

ניצול פלטפורמות דיגיטליות ורשתות חברתיות לפרסום ממוקד של משרות לקהלי יעד רלוונטיים.

פלטפורמות דיגיטליות ורשתות חברתיות מאפשרות פרסום ממוקד ויעיל של משרות לקהלי היעד הרלוונטיים:

ניתן לפרסם משרות ברשתות מקצועיות כמו LinkedIn להגעה ממוקדת למועמדים בעלי הכישורים הנדרשים.
אפשר לנצל פלטפורמות דיגיטליות כמו Google, Facebook ו-Instagram לפרסום ממוקד דמוגרפית וגיאוגרפית.
ניתן לעשות שימוש בכלים לניתוח קהלי יעד ברשתות החברתיות ולהתאים את תוכן הפרסומים להעדפותיהם.
מומלץ לפרסם תכנים שיווקיים כמו סרטונים, פוסטים וכתבות על חיי העבודה בארגון.
כדאי לנצל את מערכות מודעות הדרושים בפלטפורמות הדיגיטליות לפרסום מהיר וזול.
רצוי לעקוב אחר נתוני הצלחה כמו לחיצות והגעה לעמוד הקריירה ולשפר בהתאם.

קיום אירועי גיוס וירטואליים למשיכת מועמדים איכותיים בקנה מידה רחב.

עריכת אירועי גיוס וירטואליים יכולה לסייע במשיכת מועמדים איכותיים בהיקף רחב:

אפשר לערוך ימי קריירה מקוונים עם מידע על הארגון והזדמנויות תעסוקה, סשנים עם מנהלים ושאלות ותשובות.
ניתן לקיים וובינרים מקצועיים בתחומים רלוונטיים למשרות כאמצעי למשיכת מועמדים בעלי עניין בנושא.
אפשר לערוך סיורים וירטואליים בארגון ובסביבת העבודה להתרשמות מהאווירה והתרבות.
מומלץ לארח אירועי שאלות ותשובות עם מנהלים ועובדים למתן תובנות אותנטיות על העבודה.
כדאי לנצל פלטפורמות לשידורים חיים כדי לאפשר אינטראקציה ודו-שיח עם קהל המועמדים.
רצוי לפרסם את האירועים בערוצים מגוונים ולעקוב אחר נתוני הצלחה שלהם.

שיתופי פעולה עם גופים חיצוניים כגון לשכות תעסוקה לגיוס אוכלוסיות מגוונות.

שיתופי פעולה עם גופים חיצוניים כמו לשכות תעסוקה יכולים לסייע בגיוס מקרב אוכלוסיות מגוונות:

ניתן לפנות ללשכות תעסוקה ממשלתיות ועמותות תעסוקה כדי לגייס מקרב אוכלוסיות כמו ערבים, חרדים, אקדמאים חדשים, עולים חדשים ועוד.
אפשר להציע תוכניות הכשרה והשמה ייעודיות בשיתוף הלשכות לאוכלוסיות שאינן מיוצגות מספיק בארגון.
מומלץ לקחת חלק בירידי תעסוקה ואירועי השמה המאורגנים על ידי לשכות התעסוקה.
כדאי לפרסם משרות פנויות באתרי הלשכות ובלוחות הדרושים שלהן.
רצוי להציע תמריצים ללשכות עבור מועמדים שיופנו על ידן ויתקבלו לעבודה.
חשוב לערוך מעקב ולבחון את אפקטיביות שיתופי הפעולה בהגדלת המגוון בארגון.
גיוס פנימי: קידום עובדים נוכחיים, המלצות של עובדים. יתרונותיו – שימור ידע ארגוני ומוטיבציה.
מודעות דרושים: באתר החברה, לוחות דרושים, רשתות חברתיות. יתרונות – עלות נמוכה, מגוון מועמדים.
חברות השמה: בד”כ לתפקידים בכירים יותר. יתרונות – סינון מוקדם של מועמדים.

ניטור ומדידה של אפקטיביות ערוצי הגיוס והפקת לקחים לשיפור מתמיד

כדי לבחון ולשפר באופן מתמיד את אפקטיביות ערוצי הגיוס, חשוב לבצע:

ניטור שוטף של מספר המועמדויות ואיכותן מכל ערוץ – פרסום, רשתות חברתיות, המלצות עובדים וכד’.
ניתוח המקורות שמביאים את מספר המועמדים המתאימים ביותר ועלות כל מועמד איכותי.
השוואה בין ערוצים בפרמטרים כמו עלות, זמן לגיוס, איכות התאמה לתפקיד.
איסוף משוב מהמועמדים לגבי חוויית הגיוס והגורמים שמשפיעים על החלטתם להגיש מועמדות.
ניתוח נתוני נשירה של מועמדים בכל שלב בתהליך הגיוס וזיהוי חסמים.
קבלת חוות דעת ממנהלי הגיוס על יעילות הערוצים השונים.
בחינה תקופתית של התוצאות והפקת לקחים לשיפור מתמשך.
הקצאת משאבים גדולה יותר לערוצים היעילים ביותר.

מיון וראיונות עבודה

בשלב זה יש לסנן את כל הקורות חיים שהתקבלו לפי הקריטריונים שנקבעו, ולזמן ראיונות עבודה עם המועמדים המתאימים ביותר.

הראיון צריך:

לבדוק התאמה לתפקיד ולארגון
לבחון מיומנויות תקשורת ויכולות בין-אישיות
לאפשר למועמד לשאול שאלות ולהתרשם מהארגון

יש הרבה מאוד כלים שתוכלו להשתמש בהם כדי להוציא את המיטב מהמיון וראיונות העבודה:

שימוש במבחני מיון וסינון דיגיטליים בשלבים ראשונים כדי לחסוך בזמן ולזהות מועמדים פוטנציאליים

שימוש במבחני מיון וסינון דיגיטליים יכול לייעל את תהליך המיון בשלבים הראשונים:

ניתן להעביר מבחני אישיות וכישורים בפלטפורמה דיגיטלית לסינון ראשוני של המועמדים.
אפשר לבקש מהמועמדים לענות על שאלון מקוון להערכת התאמה ראשונית לתפקיד.
ניתן להשתמש במבחני יכולת כגון לוגיקה, חשיבה מילולית וכד’ לבדיקת כישורי ליבה.
אפשר לקיים ראיונות וידאו ראשוניים להתרשמות בסיסית מהמועמדים.
קבלת דוגמאות עבודה ומטלות הדמיה דיגיטליות רלוונטיות לתפקיד.
שימוש בבוחני רקע אוטומטיים לאימות פרטים כמו השכלה וניסיון קודם.
ניתן לסנן מועמדים שאינם עומדים בסף הדרישות הבסיסי ביעילות.

עריכת ראיון קבוצתי כדי להתרשם מיכולות התקשורת ועבודת צוות של המועמדים.

ראיון קבוצתי יכול לספק תובנות חשובות על יכולות התקשורת ועבודת הצוות של המועמדים:

ראיון קבוצתי מאפשר לצפות באינטראקציה בין המועמדים ולהתרשם מהדינמיקה הבין-אישית.
ניתן להעריך האם המועמד משתלב היטב בדיון קבוצתי, מקשיב ומגיב בצורה מכבדת לאחרים.
אפשר לבחון כיצד המועמד תורם לדיון, האם הוא שותף פעיל או פאסיבי.
ראיון קבוצתי מאפשר לזהות מועמדים בעלי כישורי מנהיגות והשפעה חברתית.
ניתן להטיל משימת דיון או ניתוח תרחיש כדי לבחון שיתוף פעולה.
חשוב לתת לכל מועמד הזדמנות שווה להביע את דעתו ולתרום לדיון.

הכללת מבחני ביצוע מעשיים רלוונטיים לתפקיד כחלק מתהליך המיון.

כדי להעריך טוב יותר את יכולת המועמד לבצע בתפקיד, כדאי לשלב מבחני ביצוע מעשיים בתהליך המיון:

לתפקידים טכניים אפשר לבקש מהמועמד להפעיל תוכנה או ציוד רלוונטי לתחום.
בתפקידי ניהול ניתן להעריך מנהיגות דרך משחקי תפקידים ותרחישים.
בתחומי המכירות והשיווק אפשר לבקש מהמועמד לנהל שיחת מכירה קצרה עם לקוח.
בתפקידים יצירתיים ניתן לבקש מהמועמד להציג דוגמאות עבודה ופורטפוליו.
לתפקידי שירות ניתן להעריך שירותיות באמצעות סימולציות.
חשוב לדאוג שמבחני הביצוע יהיו רלוונטיים ומדמים נאמנה את המטלות בתפקיד.

שילוב מבחנים מעשיים יאפשר הערכה מהימנה ואובייקטיבית יותר של הפוטנציאל של המועמד להצליח.

שילוב ממליצים בראיונות לקבלת תובנות מעמיקות יותר על המועמדים

שילוב ממליצים בתהליך הראיון יכול לספק תובנות חשובות על המועמדים:

רצוי לבקש מהמועמדים להעביר פרטי קשר של 2-3 ממליצים רלוונטיים כמו מנהלים ועמיתים קודמים.
חשוב לוודא שהממליצים מכירים היטב את המועמד ויכולים לתת חוות דעת מהימנה.
מומלץ לערוך שיחת טלפון עם הממליצים ולשאול שאלות ספציפיות לגבי המועמד.
ניתן לבקש מהממליצים לתאר את סגנון העבודה של המועמד, יחסיו הבין-אישיים, יכולת ההנהגה שלו ועוד.
אפשר גם להזמין ממליצים להשתתף בראיון במשותף עם המועמד.
חשוב לתעד את תובנות הממליצים ולשלב אותן בהחלטה הסופית.

שילוב נקודות מבט חיצוניות של ממליצים יספק תמונה מקיפה ואובייקטיבית יותר של המועמד.

בדיקת אמינות ותקפות של הצהרות המועמדים ומסמכים שהוצגו.

חשוב לבדוק את אמינות המידע שמספקים המועמדים כחלק מתהליך המיון:

ניתן לפנות למוסדות לימוד ולמעסיקים קודמים לאימות תעודות ואישורי העסקה שהוצגו.
מומלץ לדרוש אישורים ואסמכתאות להישגים ופרויקטים שעליהם מצהיר המועמד בקורות החיים.
כדאי לבקש מהמועמדים מכתבי המלצה ממעסיקים קודמים ולוודא את זהות הממליצים ואמינות ההמלצות.
אפשר להפנות מועמדים לבדיקות רקע מקיפות באמצעות חברות מומחיות.
רצוי לנהל ראיון מקיף לבחינת עקביות ואמינות המידע שניתן על ידי המועמד.
חשוב לתעד כל אי התאמה או חוסר אמינות שעולים בבדיקות.

בדיקת נתונים לעומק חיונית כדי למנוע העסקת מועמדים על בסיס מידע שגוי או מטעה.

קבלת החלטה והצעת עבודה

לאחר הראיונות יש לדרג את המועמדים ולהחליט מי המתאים ביותר לתפקיד. חשוב לפנות למועמד הנבחר בהקדם עם הצעת עבודה פורמלית. אלו השלבים שיש לבצע כדי לגבש את ההחלטה:

קיום פגישת סיכום בין צוות הגיוס והמנהלים הרלוונטיים לדירוג המועמדים על פי קריטריונים שנקבעו

פגישת סיכום בין צוות הגיוס למנהלים הרלוונטיים יכולה לסייע בקבלת החלטה מיטבית:

מומלץ שכל המראיינים ובעלי העניין ישתתפו בפגישה לחילופי דעות ורושמים.
יש להציג את פרופיל המועמדים שנותרו בתהליך לאחר המיונים והראיונות.
כל מראיין מציג את חוות דעתו המקצועית על המועמדים על פי הקריטריונים שנקבעו.
מתקיים דיון ממוקד לגבי חוזקות וחולשות של כל מועמד והתאמתו לתפקיד.
בסיום מדרגים את המועמדים על פי סדר העדפה לאיוש התפקיד.
ניתן להגיע להחלטה סופית או לתעדף מועמדים לשלבים נוספים של מיון.
חשוב לתעד את תהליך קבלת ההחלטות והשיקולים שהובילו אליו.

בחינת ההתאמה של המועמדים לערכי ותרבות הארגון, מעבר לעמידה בדרישות התפקיד

חשוב לבדוק את התאמת המועמדים לערכי ותרבות הארגון, מעבר לעמידה בדרישות התפקיד הספציפיות:

בראיונות מומלץ לשאול שאלות שבוחנות התאמה תרבותית כמו סגנון עבודה, יחסי אנוש וערכים.
ניתן לבקש מהמועמדים לתאר מצבים קודמים הרלוונטיים לערכי הארגון כמו עבודת צוות, יושרה, שקיפות.
רצוי להימנע ממועמדים שהתנהגותם או עמדותיהם נוגדות באופן ברור את ערכי הארגון.
כדאי להתייחס למשוב של ממליצים המתארים את אופיו של המועמד והתנהגותו הקודמת.
אפשר להעביר מבחני אישיות להערכת התאמה תרבותית וערכית.
מומלץ לשתף את המנהל הממונה בהערכת התאמת המועמד לסביבה שתחת אחריותו.
חשוב לתעד כל החלטה המתבססת על אי-התאמה תרבותית של מועמד.

בחינת התאמה ערכית ותרבותית היא קריטית להבטחת שביעות רצון והצלחה לאורך זמן של העובד החדש.

שקלול מלא של משובי הראיונות, מבחני המיון וחוות הדעת של הממליצים.

אכן, שקלול מלא ומעמיק של כל מקורות המידע על המועמדים הוא קריטי בתהליך קבלת ההחלטות. שקלול זהיר ומעמיק של מכלול הנתונים יבטיח בחירת המועמד המתאים ביותר:

יש לרכז את כל משובי הראיונות שנערכו עם המועמד, כולל רשמים אישיים של המראיינים.
חשוב לבחון לעומק את תוצאות מבחני המיון וההערכה שנעשו, כולל מבחני ביצוע מעשיים.
ממליצים יכולים לספק תובנות חשובות על המועמדות, ולכן יש לשקלל גם אותן.
השוואה צמודה בין המועמדים בכל אחד מהפרמטרים תאפשר הערכה יחסית.
יש לבחון את נקודות החוזק והתורפה של כל מועמד על פי כלל הנתונים.
שילוב נכון של ניתוח אובייקטיבי וסובייקטיבי של הנתונים יוביל להחלטה מיטבית.
תיעוד מקיף של תהליך קבלת ההחלטות חיוני לבקרה ולמידה ארגונית.

הצגת סיכום בכתב של נקודות החוזק והחולשה של המועמדים המובילים.

הצגת סיכום בכתב של נקודות החוזק והחולשה של המועמדים המובילים יכולה לסייע בקבלת החלטות. סיכום בכתב ממוקד הוא כלי יעיל לניתוח שיטתי והשוואתי של מועמדים מובילים. מומלץ להכין מסמך סיכום לכל מועמד מוביל הכולל את הפרטים הבאים:

רקע על השכלה, ניסיון וכישורים עיקריים
תיאור תמציתי של תפקידים והישגים קודמים
פירוט נקודות חוזק מוכחות הרלוונטיות לתפקיד הנוכחי
פירוט נקודות חולשה או סיכון אפשריות
סיכום והמלצה מנומקת – האם המועמד מתאים לתפקיד מהבחינה המקצועית
הצגת הסיכום בפני צוות הגיוס והמנהלים תאפשר דיון מושכל וקבלת החלטה מיטבית.

גיבוש הצעת שכר והטבות תחרותית ומתאימה לכל מועמד שנבחר.

גיבוש הצעת שכר והטבות תחרותית ומותאמת היא קריטית עבור המועמדים שנבחרו. הצעה אטרקטיבית והוגנת תמקסם את הסיכויים שהמועמד יאשר את ההעסקה:

יש לאסוף מידע על טווחי השכר וההטבות המקובלים לתפקיד זה בשוק.
מומלץ להתאים את ההצעה לרמת הניסיון והכישורים הייחודיים של המועמד.
כדאי להישאר גמישים ולאפשר משא ומתן על תנאי העסקה עם המועמד.
אפשר להציע הטבות נוספות שיתמרצו את המועמד כמו רכב, טלפון, מניות ועוד.
רצוי להדגיש בפני המועמד את היתרונות בלתי-מוחשיים כמו סביבת עבודה, התפתחות מקצועית ואופק קידום.
חשוב לשמור על שקיפות בנוגע למדיניות השכר וההטבות בארגון.
יש לעדכן את המועמד לגבי תהליך אישור ההצעה הסופית.

ניהול משא ומתן עם המועמדים במקצועיות תוך הקפדה על חוויית מועמד חיובית.

כדי לנהל משא ומתן עם מועמדים באופן מקצועי ותוך שמירה על חווית מועמד חיובית. ניהול מקצועי ומכבד של משא ומתן ישפר את חווית המועמד וסיכויי הגיוס. אנחנו ממליצים על הבאים:

להתכונן למשא ומתן עם נתונים עדכניים על תנאי שוק רלוונטיים לתפקיד.
להקשיב באופן אקטיבי ולהבין את צרכיו וציפיותיו של המועמד.
להציג בשקיפות את מדיניות הארגון בנושאי שכר והטבות.
להיות גמישים במידת האפשר תוך שמירה על הוגנות ועקביות מול מועמדים אחרים.
לשמור על עמידה בלוחות הזמנים ולעדכן את המועמד על התקדמות.
לנהל את המשא והמתן באופן מכבד גם אם לא הגעתם להסכמות.
לתעד בכתב את תנאי ההעסקה שהוסכמו עם המועמד.
לוודא שהמועמד מרוצה מהתהליך ומרגיש שטופל בכבוד גם אם לא התקבל.

עדכון שוטף של כל המועמדים על מצב מועמדותם, גם אם נדחו.

חשוב מאוד לעדכן את המועמדים בסטטוס שלהם, וחובה על פי חוק להודיעה למועמד שנדחה, על כך שהוא כבר לא ממשיך לשלבים הבאים בגיוס. הנה כמה דגשים לעדכון שוטף של מועמדים:

עדכנו את המועמדים על התקדמות תהליך הגיוס בזמן אמת.
היו כנים ופתוחים עם המועמדים לגבי הסיבות לדחייתם, אם נדחו.
תנו למועמדים לדעת שאתם מעריכים את הזמן והמאמץ שלהם בהגשת המועמדות.
הציעו למועמד סיוע בחיפוש עבודה, אם הוא מעוניין.
שמרו על קשר עם המועמד כדי שתוכלו ליצור איתו קשר בעתיד אם תהיה משרה מתאימה.

להלן כמה דוגמאות לעדכונים שתוכלו לספק למועמד:

“אנחנו עדיין בוחנים את המועמדויות ונודיע לך בהקדם האפשרי על החלטתנו.”
“אנחנו מצטערים לומר לך שלא הצלחנו לקבל את הבקשה שלך הפעם. הצוות שלנו עבר על כל המועמדויות בקפידה, ובחרנו להמשיך עם מועמדויות אחרות.”
“אנחנו מעריכים את הזמן והמאמץ שלך בהגשת המועמדות שלך. אמנם הפעם זה פחות התאים אך אנו מקווים שתשקול להגיש מועמדות למשרות נוספות אצלנו בעתיד.”
“אנחנו יודעים שזה יכול להיות מאכזב, אבל אנחנו רוצים לעודד אותך להמשיך לנסות. יש הרבה משרות טובות בחוץ, ואנו בטוחים שתמצא את העבודה המושלמת בשבילך.”
“אנחנו נשארים בקשר איתך ונעדכן אותך אם תהיה משרה מתאימה בעתיד.”

על ידי עדכון המועמדים על מצב מועמדותם באופן שוטף, אתם מראים להם כבוד וערכה.

קליטה והכשרה

עם כניסת העובד החדש לתפקיד יש לדאוג לתהליך קליטה נכון – הדרכה, הכשרה, הצגה לצוות, מעקב אחר הסתגלות ועוד. תהליך קליטה איכותי משפר את סיכויי ההצלחה וצבירת הותק / השימור בארגון. תהליך קליטה והכשרה בעבודה חדשה הוא חשוב מאוד עבור העובד החדש והחברה. הוא מאפשר לעובד החדש ללמוד על החברה, התפקיד שלו, הצוות שלו והפרויקטים שלו. הוא גם מאפשר לחברה להכיר את העובד החדש, את כישוריו ויכולותיו.

תהליך קליטה והכשרה טוב יסייע לעובד החדש להשתלב בחברה במהירות וביעילות. הוא גם יסייע לו להתחיל לתרום לחברה כבר ביום הראשון.

להלן כמה טיפים ליצירת תהליך קליטה והכשרה טוב:

התחילו מההתחלה וספקו לעובד החדש את כל המידע שהוא צריך כדי להתחיל לעבוד, כולל מידע על החברה, התפקיד שלו, הצוות שלו והפרויקטים שלו.
היו זמינים לסייע, תעזרו לעובד החדש ללמוד את התפקיד שלו ואת החברה. ענו על כל השאלות שלו וצרו עבורו את התנאים הטובים ביותר להצלחה.
עודדו את העובד החדש לשאול שאלות. חשוב שהעובד החדש לא יתבייש לשאול שאלות. זה יסייע לו ללמוד ולצמוח.
צרו אווירה חיובית. הקליטה וההכשרה צריכות להיות חוויה חיובית עבור העובד החדש. צרו אווירה שבה העובד החדש מרגיש בנוח לשאול שאלות, ללמוד ולהשתלב.
תנו לעובד החדש זמן להסתגל. תמיד לוקח קצת זמן לעובד חדש להסתגל לתפקיד חדש ולחברה חדשה. זה יכול לקחת אפילו יותר מחודשיים. תנו לו את הזמן שהוא צריך להתאקלם ולהתחיל לתרום.

על ידי ביצוע הטיפים הללו, אתם יכולים ליצור תהליך קליטה והכשרה טוב שיסייע לעובד החדש להשתלב בחברה במהירות וביעילות.

סיכום

תהליך גיוס עובדים יעיל דורש הגדרה מדויקת של הצרכים, בחירת אמצעי גיוס מתאימים, מיון קפדני של מועמדים, ותהליך קליטה נכון. ביצוע נכון של כל השלבים יבטיח איוש מוצלח של התפקידים הפנויים בארגון בלוח הזמנים הרצוי.